Databehandleraftale

1. Parter og roller

Aftalen indgås mellem den virksomhed, der opretter en AI Impact måling (den dataansvarlige), og Innovation Lab A/S, CVR 28699670, Klostergade 28, 2. sal, 8000 Aarhus C, der driver Fremtidslaboratoriet (databehandleren).

Aftalen indgås elektronisk, når en person med fuldmagt fra virksomheden accepterer den ved oprettelse af målingen. Version og tidspunkt for accept gemmes.

2. Formål og behandling

Databehandleren behandler personoplysninger alene for at gennemføre AI Impact målingen på vegne af den dataansvarlige: udsende invitationer og påmindelser, indsamle svar, beregne og vise samlede resultater samt levere eksport af samlede tal.

Databehandleren behandler kun oplysningerne efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige. Denne aftale og de valg, der foretages i administrationsmodulet, udgør instruksen.

3. Kategorier af oplysninger og registrerede

Registrerede: de medarbejdere, den dataansvarlige inviterer, samt de administratorer, der har adgang til målingen.

Oplysninger: arbejdsmail, afdeling (valgfri for medarbejderen), svar om brug af AI, tidsforbrug på selvvalgte arbejdsopgaver, kvalitetsvurderinger, barrierer og valgfri fritekst. Der behandles ikke følsomme oplysninger, og medarbejderne opfordres til ikke at skrive personoplysninger om andre i fritekst.

4. Fortrolighed over for den dataansvarlige

Målingen er designet, så den dataansvarlige ikke kan se individuelle svar eller hvem der har svaret. Tal beregnes først, når en målerunde er lukket, og vises kun for grupper på mindst 5 besvarelser. Opdeling på afdelinger vises kun, når hver viste gruppe og restgruppen har mindst 5 besvarelser. En lukket runde kan ikke åbnes igen. Fritekst vises aldrig for den dataansvarlige.

Anonymiteten forudsætter, at den dataansvarlige kun inviterer rigtige medarbejdere. Invitationer kan derfor kun sendes til adresser på virksomhedens eget maildomæne, og den dataansvarlige forpligter sig til ikke at oprette fiktive deltagere.

Den dataansvarlige accepterer, at databehandleren ikke udleverer individuelle svar, heller ikke efter anmodning, da det ville bryde det løfte om fortrolighed, medarbejderne har fået.

5. Sikkerhed

Data opbevares i EU. Arbejdsmails krypteres med AES 256. Login og personlige links bruger engangstokens, hvor kun en hash gemmes. Al trafik er krypteret med TLS. Adgang til produktionsdata er begrænset til de medarbejdere hos databehandleren, der har brug for den, og alle administrative handlinger logges.

Databehandleren underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse og senest inden for 48 timer efter at være blevet opmærksom på et brud på persondatasikkerheden.

6. Underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver generel godkendelse til de underdatabehandlere, der er nævnt nedenfor. Databehandleren varsler ændringer mindst 30 dage i forvejen, så den dataansvarlige kan gøre indsigelse eller slette målingen.

7. Den registreredes rettigheder

Medarbejdere kan selv trække deres svar tilbage og slette dem, både i målingen og via et personligt link i hver invitation, som virker i 13 måneder, også efter målingen er slut. Samlede tal fra runder, der allerede er lukket, beregnes ikke om, men svarene kan ikke findes frem igen. Databehandleren bistår i øvrigt den dataansvarlige med at besvare anmodninger om indsigt, berigtigelse og sletning.

8. Opbevaring og sletning

Den dataansvarlige kan til enhver tid slette hele målingen i administrationsmodulet. Sletning sker straks og omfatter alle svar, invitationer og login links.

Uden aktiv sletning slettes målingen automatisk 24 måneder efter sidste aktivitet. Eventuelle tekniske sikkerhedskopier hos underdatabehandlerne overskrives løbende og senest inden for 30 dage.

9. Brug af data

Databehandleren bruger ikke den dataansvarliges data til egne formål. Databehandleren kan udarbejde anonymiserede statistikker på tværs af målinger, hvor det ikke er muligt at identificere hverken personer eller virksomheder, med henblik på at forbedre modellen.

10. Ophør

Aftalen gælder, så længe målingen findes. Den ophører automatisk, når målingen slettes. Spørgsmål til aftalen kan rettes til jarle@ilab.dk.